Ooit overwogen een virtueel assistent in de arm te nemen?
Bijna elke ondernemer kent het wel: druk! Het begint meestal al in de ochtend. De wekker gaat. Meteen grijpt uw hand naar de telefoon om deze uit te zetten.
BAM! Daar zijn ze… De pupillen moeten nog wennen aan het licht van uw scherm en op uw telefoon staan de eerste berichten en emails alweer te branden om uw antwoord. De eerste portie werkdruk heeft uw hoofd al bereikt, nog voordat de koffiemachine überhaupt de eerste druppel naar beneden heeft laten zakken.
Het lijkt voor de meeste ondernemers vaak een ver-van-mijn-bed-show: een persoonlijke assistent. Toch is deze dichterbij dan sommige ondernemers denken. Dankzij moderne technologie en communicatietechnieken zijn persoonlijke assistenten nu online binnen ieders handbereik. Vandaag de dag in de vorm van een virtueel assistent. Een persoonlijke assistent van vlees en bloed, maar dan online. Nog niet overtuigd?
Deze 5 taken kan een virtueel assistent van u overnemen:
#1 Een virtueel assistent kan inkomende telefoontjes en mails beantwoorden
Een virtueel assistent kan orde scheppen in uw inkomende mails en telefoontjes. Mails worden in de juiste mappen gesorteerd, doorgestuurd naar de juiste afdeling of persoon en waar mogelijk beantwoord. Ongestoord deelnemen aan een trainingsdag? Focussen op een belangrijke meeting? Of even volledig de tijd nemen voor uw gezin? In overleg kan een virtueel assistent uw telefoon beantwoorden. Vragen en berichten doorspelen naar de juiste personen en indien nodig per mail terugbelverzoeken aan u doorgeven. Zo heeft u geen afleiding en bent u alsnog bereikbaar voor uw klanten en zakenrelaties.
#2 Een virtueel assistent kan helpen met agendabeheer en afspraken
De ene afspraak na de andere stapelt zich op en voor u het weet, bent u het overzicht compleet kwijt. Waar is nog ruimte vrij voor die ene belangrijke meeting? Waar is de balans gebleven tussen werk en vrije tijd? Een virtueel assistent neemt uw agendabeheer met alle plezier waar. Afspraken kunnen worden ingepland in vrijstaande tijdvakken. Tevens is het mogelijk om vrije tijd duidelijk in uw agenda af te bakenen.
#3 Een virtueel assistent kan helpen met debiteurenbeheer
Het is altijd vervelend wanneer facturen niet (op tijd) worden voldaan. Wanneer u hierover moet bellen of mailen naar de klant kan dit een vervelende weerslag geven op de relatie met uw klant. Een virtueel assistent kan verstuurde facturen bewaken en waar nodig herinneringen sturen en debiteuren nabellen. Zo hoeft u zich een stuk minder zorgen te maken over onbetaalde facturen.
#4 Een virtueel assistent kan helpen met teksten schrijven
Het schrijven van teksten blijft nog altijd een belangrijke taak binnen een onderneming. Zeker met moderne ontwikkelingen als webteksten, vindbaarheid op Google, het opstellen van e-nieuwsbrieven en nog veel meer. Het toetsenbord en de ondernemer zijn echter niet altijd de grootste vrienden. Gelukkig kan een goede virtueel assistent hierin te hulp schieten.
Opstellen van nieuwsbrieven
Nieuwsbrieven bestaan al jaren. In de vorm van e-mails bewijzen ze nog altijd een effectieve manier te zijn om uw klanten te informeren over de laatste ontwikkelingen in uw bedrijf en uiteraard de laatste aanbiedingen en acties. Zelf niet zo’n mediatalent? Een virtueel assistent kan u helpen met het opstellen van nieuwsbrieven.
Schrijven van blogs
Vrijwel geen enkel bedrijf komt er nog onderuit: het schrijven en publiceren van blogs. Goede blogs dragen bij aan de vindbaarheid van uw website op Google. Daarnaast bieden ze uw klant meer informatie over uw expertise, wat weer meer vertrouwen bij de klant kan opwekken. Geen tijd of inspiratie voor het schrijven van blogs? Een virtueel assistent neemt het u graag uit handen.
Schrijven van een presentatie of toespraak
Gisteren ging de telefoon met de vraag of u voor de beroepsvereniging een presentatie wilt geven tijdens de jaarbijeenkomst. Een enorme eer natuurlijk, maar waar moet u beginnen? Met een virtueel assistent kunt u alle nodige informatie op papier zetten. Uw assistent kan er vervolgens een intrigerende presentatie van maken waarin uw kennis en bedrijf goed naar voren komen.
#5 Een virtueel assistent kan helpen met het plannen van events en vergaderingen
Wellicht bestaat uw bedrijf binnenkort 40 jaar of wilt u het hele team bij elkaar brengen voor de jaarvergadering. Een virtueel assistent kan uw events en vergaderingen tot in de puntjes regelen. Van locatie tot muziek, uitnodigingen, draaiboek, fotograaf en diner. Heeft u een week later een vergadering met een klein team? Geen probleem! Uw virtueel assistent zorgt dat alle gewenste teamleden een uitnodiging krijgen, helpt met het opstellen van de agenda en kan, indien gewenst, (via Skype of Zoom) notuleren en de betreffende notulen na de vergadering uitwerken.
Benieuwd welke taken een virtueel assistent van u kan overnemen?
HS Telefoonservice biedt de bovenstaande diensten als virtueel assistent met veel zorg aan.
Neem vandaag nog contact met ons op over de mogelijkheden.